구글캘린더로 무료 워크스페이스 구축하는 방법

요즘 스타트업이나 젊은 연령층의 구성원들이 제법 있거나 어느정도 규모가 있는 기업들의 경우에는 대부분 노션, 슬랙, 구글 워크스페이스 등 다양한 워크스페이스를 사용하는것으로 알고 있습니다.

저 또한 이전에는 사내 전자결재 시스템, 자체적인 웹사이트, 구글스프레드시트, 노션, 슬랙 등으로 근태관리나 업무공유등을 하는것에 익숙하였지만 현재에는 50인 미만 소규모의 제조업체에 종사하다보니 회사 구성원의 대부분들이 웹이나 모바일 조작에 익숙하지않아 대부분의 사내 소통이 수기 혹은 구두로 이루어지고 있었습니다.

어떻게 하면 근태관리, 업무의 효율성 등을 향상시킬 수 있을까 고민하던 찰나에 별도의 비용을 들이지 않고 구글캘린더로 무료 워크스페이스 구축해보았습니다.

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구글캘린더로 무료 워크스페이스 구축

1) 구글캘린더 > 설정 > 캘린더 추가 해주기 : 캘린더를 설정할때 중요도에 따라 제목 앞에 순번을 매겨줍니다. 그래야 내가 원하는 순서대로 캘린더에 정렬되어 나타나기 때문에 시인성이 좋아집니다.
저같은 경우에는 1)회사의 중요일정 > 2)연차 > 3)영업사원 업무현황(대외비기 때문에 다른 사용자들에게 노출되지 않도록) > 4)기타 근로자 업무현황 순으로 배정했습니다.

2) 각 캘린더를 클릭 > 사용자 및 그룹 추가 > 공유대상을 지정해줍니다. 지정할때에는 관리자에게는 ‘모든일정 세부정보 보기’ 권한을 부여하고 근로자에게는 일정변경의 권한을 부여하여 관리자가 모니터링할때 혹시라도 내용을 삭제하거나 변경하는 불상사를 미연에 방지합니다.

3) 처음에는 각 부서별로 캘린더를 생성하고 근로자들에게 해당되는 부서별 캘린더의 권한을 부여하여 이름-업무내용을 기재하도록 하려했지만, 이 경우에 단점은 웹/모바일 사용에 익숙하지 않은 사용자가 다른 사람의 일정등을 수정 및 삭제할 수 있는 경우의 수 입니다. 따라서 저는 개개인마다의 캘린더를 생성하여 해당되는 근로자에게만 ‘일정변경’, 관리자에게는 ‘모든일정 세부정보 보기’ 권한을 부여했습니다.

하지만 여기서 또 하나의 문제가 발생됩니다 워크 스페이스의 목적 중 하나는 회사의 구성원들이 하나의 유기체가 되어 협업하고 효울성있게 업무를 추진할 수 있음이기 때문에 각 캘린더마다 모든 근로자들에게 ‘모든일정 세부정보 보기’ 권한을 일일히 부여해야 모든 일정이 서로 공유될 수 있습니다.

따라서 간편하게 부서별로 캘린더를 정리할것인가 혹은 개개인마다의 캘린더를 생성하여 관리자에게는 모니터링의 권한, 근로자에게는 작성의 권한, 수십명의 다른 근로자들에게도 모니터링의 권한 줄 것인가 고민해봐야 합니다. 저는 이 번거로움과 보완하기 위해 영업사원들의 캘린더를 제외한 캘린더의 액세스 권한을 > 공개사용설정(모든 일정 세부정보 보기)로 설정하고 따로 웹사이트를 만들어 구글캘린더의 HTML소스를 긁어와서 공유하였습니다.(이 부분은 하단의 다른 목차에서 따로 기술하겠습니다.)

3) 위와 같이 세팅 후 근로자에게 사용방법을 교육할때에는 모바일에 구글캘린더를 다운로드하고 G메일에 도착한 캘린더 공유 초대 메일을 확인하여 캘린더를 추가해서 일정을 등록하도록 합니다.

3-1) 일정을 등록할때에는 모바일 환경(안드로이드/IOS 등)에 따라 노출되는 화면은 다르겠지만 우측 하단에 + 버튼을 누릅니다.